双光エシックス株式会社|マイクロフィルム・スキャニングサービス専門会社 情報を未来へつなぐプロ集団

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スキャニングサービス

紙文書・マイクロフィルムなど
あらゆる文書に対応。
電子化で保存性を高め、様々な
リスクを回避できます。

双光エシックスでは、これまでの経験から得たノウハウで
様々な媒体の電子化に対応しています。
紙文書だけでなく、マイクロフィルムや歴史的価値の高い古文書などにも対応しています。
何でもお気軽にご相談ください。

図面・古文書・契約書・カルテ・写真

紙文書で保有する情報。こんな状態ではありませんか?

  • CASE1 保管スペースが膨大になっている。
  • CASE2 紙の傷み・劣化が進んでいる。
  • CASE3 災害が起きたとき、バックアップが無い。
  • CASE4 持ち出しによる紛失の恐れがある。

電子データは保管スペースを取らず、傷みや劣化の恐れも無いため情報の保存性が高まります。
また、災害時や持ち出しによる紛失など、万が一の際のリスク回避にも有効です。

スキャニングサービスの流れ

  1. 事前に文書を調査させていただきます

    事前に文書を調査させていただきます
    文書・マイクロフィルムの保存状況、文書の量、劣化状態などを把握。
    色・解像度・保存形式など、お客様に適した電子データの形式をご提案させていただきます。
    大型の図面や大量の文書など、様々なケースにお応えしていますので
    何でもお気軽にご相談ください。
  2. 原本をお預かりします

    原本をお預かりします
    24時間セキュリティ監視の自社ビルにて、厳重に保管しますのでご安心ください。
    ISO取得・プライバシーマーク取得
    ご希望に応じて、御社内での出張作業も行っています。
    持ち出しの禁止されている文書などの場合はご相談ください。
  3. スキャン前に整理作業をします

    スキャン前に整理作業をします
    スキャン作業の効率を高め、美しい状態でデータを残すための工程です。
    この作業を丁寧に行うことで、仕上がり品質に差が生まれます。
    • ホッチキスを外す
    • サイズ・種類別に仕分け
    • 折れ曲がり直し
    • POINT付箋の有無を確認
  4. スキャニング作業にはいります

    スキャニング作業にはいります
    業務用スキャナーにより、スキャニングを行います。
    文書のサイズ・紙の厚さや色・劣化具合などを分析し、
    これまでの経験から最適な機器を選定します。
    マイクロフィルムも、種類に応じて機器を使い分けます。
  5. 加工・仕上がりのチェックをします

    加工・仕上がりのチェックをします
    スキャニングした画像の傾き・汚れ・色合いなどを編集して整えます。
    また、スキャン漏れや重複の有無もチェック。
    この工程を行うことで、双光エシックスでは高い品質を保っているのです。
  6. 編集作業を行います

    編集作業を行います
    ファイル形式の変換や、ファイル名を付与しメディアに書き込みます。
    作成したデータベースと関連付け、ファイリングシステムを構築します。
    厳しくウイルスチェックも行いますので安心です。
  7. 納品・原本のご返却となります

    納品・原本のご返却となります
    原本はファイル・簿冊の紐綴じなどを、
    元通り丁寧に復元してからご返却させていただきます。
    また、必要に応じて廃棄までも行います。

スキャニングサービスについて

CASE1 保管スペースが膨大になっている。

企業は事業活動をしていく中で、年々保管していかなければいけない書類が増えていきます。企業が組織として保管しなければいけない記録には、法律で保存義務が課せられている「法定保存文章」、訴訟を起こされたときや訴訟を未然に防ぐための証拠提出または説明責任を果たすために必要な「訴訟対応文章」、製造業における製造図面のような組織活動に必要な「組織内利用文章」があります。また法的保存年限は、2〜4年(短期)、5年(中期)、7〜10年(長期)の保存期間が定められている書類と、永年保存するべき書類があります。例えば、会社法では会計帳簿や重要書類は10年間、法人税法では取引に関する帳簿や決済関係書類や証憑書類(領収書など)は7年間保存することと定められています。企業はこれらを保管する義務があります。
また、コンプライアンス上の説明責任を果たすためにも書類の保存は必要となります。成熟した社会における企業活動では遵守すべき規範として、法律や条例などの法規範、社内ルールや業務マニュアルなどの社内規範、日本経済団体連合会の「企業行動憲章」などの倫理規範などに則った企業活動をすることが求められています。そしてそれらの活動は記録として残りますので、必要に応じてその記録を開示する責任が倫理的にもリスク管理的にも発生します。

しかし、社内のスペースには限りがあるため、これらの増え続ける書類をすべて紙ベースの書類として残していくと、じき書類の保管スペースが不足してしまいます。
スペースが不足すると、隙間に押し込んだり、別の場所に置いたり、段ボール箱の中に入れっぱなしにして棚の上や床の上に置いたりして、書類の検索を困難にし、その劣化を早めます。このようなことがすでに起こっている事務所は多いのではないでしょうか。縦に並んだバインダーと上の棚板との隙間に、バインダーを横向きに押し込んでいたら、もう火がついています。

書類をスキャニングし電子ファイルへと変換することで膨大な文書を保管していたスペースを少なくすることができます。
もちろんスキャンしたあと原本を破棄できなければ保管スペースを空けることはできません。しかし、2005年に施行されたe-文書法(電子文書法ともいう)で、財務・税務関係の帳票類や取締役会議事録など商法や税法で保管が義務付けられている文書について、紙だけでなく電子化されたファイルでの保存が認められるようになりました。また、領収書、請求書、見積書などの国税関係書類を1998年に施行された電子帳簿保存法という法律に基づいた保存方法で電子化することが可能になりました。

また、法定保存文書や重要書類以外でも、日々の業務の中で発生する膨大な紙の資料があります。文書廃棄方法も含めた社内での文書管理のルールが定まっていないために、廃棄してよいかどうかの判断が現場でつかずに、先送りで保管されていくということもよくあります。これは保管コストを増やすのみならず本当に必要な文書を探しにくくしていますので、二重にコストを増やしています。
文章をスキャンし電子ファイル化するというのは、それ単体では文書管理を高度化するものではありませんが、文章管理をしっかりすることで生産性を向上しようという社内のきっかけになりますし、文書データベースソフトウェアの活用などのコンピュータ化されたことによる自動化・効率化、文書の廃棄タイミングなどの文書ライフサイクルを意識することによる業務改善におけるPDCAサイクルのきっかけになるなど、業務の高度化を実現するための触媒となります。

紙文章をスキャンして電子データにしていくことで、保管スペースを減らし直接的なコスト削減を狙うのみならず、文章管理を高度化することで間接的なコスト削減やリスクの軽減を期待できると言えます。

CASE2 紙の傷み・劣化が進んでいる。

大切に保管していたはずの書類が、いつのまにか茶色く色褪せていたり、反り返ってヨレヨレになってしまったりという経験はありませんか? その原因は「紙の劣化」です。

紙の原料となる木材にはリグニンという成分が含まれており、これは光によって退色を起こします。ていねいに漉き込まれた和紙と違い木材を機械で粉砕して作るパルプを原料とする洋紙にはこのリグニンが多く含まれています。新聞紙は特にリグニンが多く含まれており、新聞紙が比較的短時間で黄ばむのはこれが原因です。酸性紙の場合は硫酸アルミニウム(硫酸バンド)の影響で紙が劣化します。硫酸アルミニウムは水分と反応して硫酸を発生させます。その硫酸が紙の繊維であるセルロースを加水分解してしまい、紙の強度が弱くなってしまいます。古い書籍の紙が触っただけで破れてしまうほどもろくなっているのはこのためです。硫酸アルミニウムを使わずに製造された中性紙ならばそこまで早く劣化が進むわけではないのですが、酸性紙が問題視されたのは1980年代なので、それ以前に作られた書類の紙は参加しやすい成分を含んでいる可能性が高いです。
また印刷インクも劣化し、インクジェットプリンターで使われているのはほとんど水性の染料インクですが、染料系だと光による退色が起こります。色によっても退色のしやすさがあり、光に強い順でいうとブラック>シアン>マゼンタ>イエローとなります。すなわち黄色から退色していくのですが、カラー印刷というのはこれらの色を混ぜて表現しているので、黄色だけを避けるという使い方は現実的には困難です。結局黄色が鎖の弱い環(鎖を引っ張ったとき一番弱い環の強度で全体の強度が決まる)ということになります。また太陽光や白熱灯に含まれる赤外線は熱を生み出す性質があり、紙を乾燥させて劣化を進めます。
また空気には紙を劣化させる有害ガスが数多く含まれています。アンモニア、酢酸、ギ酸、ホルムアルデヒド、アセトアルデヒドなどです。これらは自然の木材からも発生しますし、建築資材からも発生します。保存箱に入れずに生身の状態で置かれている紙はこうしたガスに終始晒されていると言えます。

また、紙は化学的要因だけではなく、生物的要因や物理的要因によっても経年劣化します。カビや細菌類は髪に影響を及ぼすものだけに限っても100種類以上が確認されています。カビの栄養分は、紙、糊、手垢、ホコリにもカビの栄養分が付着していることがあります。物理的要因とは湿度、自然災害などによる水損、閲覧者自身の不注意による破損や汚損です。

経年劣化は紙やインクの特質ですので、基本的には避けようがありません。もちろん経年劣化しにくい紙やインクを選ぶことはできますし、今後の品質改良に期待することもできます。しかしそれは経年劣化を緩やかにするだけであって、止めることはできません。
それでもなんとか経年劣化を避けようとすると、光の当たらない冷暗所に、なるだけ空気にも人間の手に触れないようにそっと置いておくことことになります。つまり古文書の保管方法なのですが、あくまで書類は事業に使用する実用物であり、目に触れることも手で触ることも制限しているのならば、なんのために保管しているのかわからなくなります。
会社の書類は宝物でも呪物でもなく、社員が共有する会社資産です。使われなければ意味がありません。
紙文章をスキャンして電子データにしていくことで、保存すべき文書の破損・汚損の危険を減らし、会社資産である書類のより積極的な活用を促す効果があると言えます。

CASE3 災害が起きた時、バックアップがない。

BCPという言葉があります。Business Continuity Planの略で、日本語では事業継続計画と訳されます。
企業が自然災害、大火災、テロ攻撃などの緊急事態に遭遇した場合において、事業資産の被害を最小限にとどめつつ、中核となる事業の継続あるいは早期復旧を可能とするために、平常時に行うべき活動や緊急時における事業継続のための方法、手段などを取り決めておく計画のことです。緊急時に倒産や事業縮小を余儀なくされないためには、平常時からBCPを周到に準備しておき、緊急時に事業の継続・早期復旧を図ることが重要となります。こうした企業は、顧客の信用を維持し、市場関係者から高い評価を受けることとなり、株主にととって企業価値の維持・向上につながるのです。
(中小企業庁「中小企業BCP対策策定運用方針」から引用。)

BCPは紙の書類のことだけではなく事業領域全体を対象とした取り組みですが、その指摘や考え方は紙の書類にも適用できます。いや、紙の書類こそがBCP対策のもっとも必要な分野であると言えます。なぜなら紙は可燃物ですので、紙の書類は大災害やテロ攻撃などと言わなくてもボヤ程度でも失われてしまいます。そしてわざわざ書類を保管している理由は、その書類がそれだけ会社にとって大切だからにほかなりません。実際に商法や税法で法定保存文書が規定されており、それを失うことは様々な不利益を被るということに他なりません。証憑書類を失ったことで経費支出が認められなくなり利益が増加して納税額が増えるということもありえます。また取引先との契約書を失った場合の不利益も容易に想像できます。これはまさに会社の事業継続上の脅威ですし、何より恐ろしいのはそうやって事業継続に疑義が発生したことが取引先や銀行に与える印象です。

紙文章をスキャンして電子データにしておけば、それが必要な書類のバックアップとなります。火災であれ地震であれ、紙の書類と別の場所に存在しているサーバが同時に破壊され破損するという事態はかなり想定しにくいものと言えます。

CASE4 持ち出しによる紛失の恐れがある。

会社が長期に渡って保管する書類というのは、貴重だから保存するわけでもなければ、記念のために保存するわけでもありません。実際に使用するから保存しています。そしてその書類は、多くの場合法人の公的な身分や権利を証明する書類や、会計や納税や雇用や社会保険に関わる書類です。
法的保存文書も数多くありますが、ここでは例として永年保存が義務付けられている書類を列挙してみます。

  • 定款
  • 株主名簿、新株予約権原簿、社債原簿、端株原簿、株券喪失登録簿
  • 登記・訴訟関係書類(権利書など)
  • 官公庁への提出文書、官公署からの許可書・認可書・通達等に関する重要な書類
  • 知的所有権に関する関係書類(特許証や登録証、特許料や登録料の受領書など)
  • 社規・社則およびこれに類する通達文書
  • 効力の永続する契約に関する文書
  • 重要な権利や財産の得喪等に関する文書
  • 社報・社内報、重要刊行物
  • 製品の開発・決定に関する重要な文書
  • 重要な人事に関する文書

これらは見ただけで重要な書類だと分かるかと思います。そしてもう一つの特徴として、官公庁や弁護士や会計士また金融機関や取引先などの他人に頻繁に見せる必要があるというものです。もちろんこれは永年保存だけではなく法的保存文章全般に言えることですし、法的保存文章でなくとも、重要な書類というのはそういうものです。
そしてこれらは、常に紛失や破損の脅威にさらされています。
会社の外に持ち出せば常に紛失の危険性が伴います。書類を持ち出した人がいくら気をつけても、他者に預けた段階でもうあとはその相手が書類をなくしたり破損したりしないことを祈るしかありません。もちろんそれがあるから重要な書類は原本を使わずにコピーを取るのですが、コピーを取るという行為そのものが紛失や破損の危険を伴います。なぜかというと、ここでいう紛失というのはもちろん電車の中に置き忘れたとかいったことも想定しえますが、一番ありがちなのは「書類を戻す際に間違った場所に保存してしまう」ことや「その書類の重要さを知らない人が預かってしまって失ってしまう」です。すなわちこれは、その書類にアクセスできる人はだれかという文章管理上の問題なのです。そして実務作業の一部分をそういった人に委ねてしまうことは現実的に起こり得ます。
つまり、本当は会社の外に持ち出したときに紛失の危険性が発生するのではなくて、書類をキャビネットから出した瞬間から紛失の危険性が発生します。

紙文章をスキャンして電子データにしておけば、官公庁などに原本の提出を求められた時以外には、その書類の原本に触れる必要がなくなります。触らなければ紛失の危険性はありません。あとは電子ファイルですのでコピーもできますし、メールに添付も印刷もできます。

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